Dokumenty

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Venalic s.r.o.
Sídlo: Kpt. Jaroše 1065, 432 01 Kadaň
IČO: 29762707
E-mail: info@venalic.cz
Telefon: +420 775 197 199
Web: www.venalic.cz

dále jen „Správce“.

Správce zpracovává osobní údaje v souladu zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů („GDPR“), a souvisejícími právními předpisy České republiky.

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, protože mu podle povahy a rozsahu prováděného zpracování tato povinnost nevzniká.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

V závislosti na způsobu, jakým s námi komunikujete nebo využíváte naše služby, můžeme zpracovávat zejména následující osobní údaje:

Údaje poskytnuté uživatelem

• jméno a příjmení,
• název společnosti a pracovní pozice,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• fakturační a platební údaje,
• identifikační údaje podnikatele nebo společnosti,
• obsah zpráv, poptávek a další komunikace,
• údaje obsažené ve smlouvách, objednávkách a související dokumentaci,
• další údaje, které nám dobrovolně poskytnete.

Technické a provozní údaje

• IP adresa,
• datum a čas přístupu,
• informace o zařízení, operačním systému a internetovém prohlížeči,
• navštívené stránky a provedené akce na webu,
• provozní, bezpečnostní a chybové logy,
• cookies a obdobné online identifikátor

3. Účely zpracování a právní základy

Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

Vyřízení dotazu nebo poptávky

Údaje zpracováváme za účelem odpovědi na zprávu, vyřízení dotazu, přípravy nabídky nebo komunikace o možné spolupráci.

Právním základem je:

• provedení opatření před uzavřením smlouvy, pokud se dotaz týká možné objednávky nebo spolupráce,
• oprávněný zájem Správce na vyřizování běžných dotazů a komunikaci s veřejností v ostatních případech.

Uzavření a plnění smlouvy

Osobní údaje zpracováváme za účelem přípravy, uzavření a plnění smlouvy, poskytování služeb, vedení projektové komunikace, zákaznické podpory a řešení reklamací.

Právním základem je plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením.

Pokud je smluvní stranou právnická osoba, mohou být kontaktní údaje jejích zaměstnanců nebo zástupců zpracovávány na základě oprávněného zájmu na řádném plnění smluvního vztahu.

Fakturace, účetnictví a plnění právních povinností

Osobní údaje zpracováváme za účelem vystavování a evidence účetních a daňových dokladů, vedení účetnictví a plnění dalších zákonných povinností.

Právním základem je plnění právní povinnosti.

Ochrana právních nároků

Osobní údaje můžeme uchovávat a zpracovávat za účelem ochrany našich práv, vymáhání pohledávek, řešení sporů a prokazování splnění smluvních nebo zákonných povinností.

Právním základem je oprávněný zájem Správce na ochraně jeho práv a právních nároků.

Bezpečnost a provoz webu

Technické údaje a provozní logy zpracováváme za účelem zabezpečení webu a informačních systémů, prevence útoků a zneužití, diagnostiky chyb a zajištění dostupnosti služeb.

Právním základem je oprávněný zájem Správce na bezpečném a spolehlivém provozu webu a informačních systémů.

Analytika a zlepšování webu

Pokud nám k tomu udělíte souhlas prostřednictvím cookie lišty, můžeme používat analytické nástroje pro měření návštěvnosti a vyhodnocování způsobu používání webu.

Právním základem je váš souhlas.

Marketingová komunikace

Obchodní sdělení vám můžeme zasílat:

• na základě vašeho předchozího souhlasu, nebo
• v případech povolených právními předpisy stávajícím zákazníkům, pokud jde o nabídku našich vlastních obdobných služeb a pokud jste tuto komunikaci neodmítli.

Zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv odmítnout pomocí odkazu uvedeného v každém obchodním sdělení nebo zasláním žádosti na e-mail info@venalic.cz.

4. Je poskytnutí osobních údajů povinné?

Poskytnutí údajů prostřednictvím kontaktního formuláře je dobrovolné. Bez uvedení nezbytných kontaktních údajů však nemusíme být schopni odpovědět na váš dotaz nebo vyřídit poptávku.

Poskytnutí některých identifikačních, kontaktních a fakturačních údajů je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy nebo pro splnění našich zákonných povinností. Bez těchto údajů nemusí být možné smlouvu uzavřít nebo službu poskytnout.

5. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány, případně po dobu vyžadovanou právními předpisy.

Obvykle používáme následující doby uchování:

• běžné dotazy a neúspěšné poptávky: nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace,
• údaje související se smluvním vztahem: po dobu jeho trvání a následně po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků, zpravidla nejméně 3 roky od ukončení smluvního vztahu,
• projektová a smluvní dokumentace: podle charakteru projektu, smluvních závazků a možných reklamačních nebo právních nároků,
• účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, zpravidla 5 nebo 10 let podle druhu dokumentu,
• bezpečnostní a provozní logy: zpravidla několik dnů až měsíců, není-li delší uchování nezbytné pro řešení bezpečnostního incidentu,
• údaje zpracovávané na základě souhlasu: do odvolání souhlasu nebo do uplynutí doby uvedené při jeho udělení,
• údaje pro zasílání obchodních sdělení: do odvolání souhlasu, vznesení námitky nebo odhlášení z odběru.

Po uplynutí příslušné doby údaje vymažeme nebo anonymizujeme, pokud jejich další uchování nevyžadují právní předpisy nebo ochrana našich právních nároků.

6. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména následujícím kategoriím příjemců:

• poskytovatelům hostingu, cloudových služeb a IT infrastruktury,
• poskytovatelům e-mailových a komunikačních služeb,
• poskytovatelům účetních, fakturačních a platebních služeb,
• účetním, daňovým poradcům, auditorům a právním poradcům,
• poskytovatelům analytických a marketingových nástrojů, pokud jste s jejich použitím souhlasili,
• dodavatelům a spolupracovníkům podílejícím se na poskytování našich služeb,
• orgánům veřejné moci, pokud nám povinnost předání ukládá právní předpis.

Pokud příjemce vystupuje jako zpracovatel osobních údajů, je zpracování upraveno smlouvou o zpracování osobních údajů nebo jiným odpovídajícím právním ujednáním.

Někteří dodavatelé mohou v závislosti na poskytované službě vystupovat také jako samostatní správci osobních údajů.

7. Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé cloudových, analytických, komunikačních nebo jiných technologických služeb mohou zpracovávat osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor.

V takovém případě zajišťujeme, aby bylo předávání založeno na některém z mechanismů povolených GDPR, zejména:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany,
• standardních smluvních doložkách schválených Evropskou komisí,
• případně jiných vhodných zárukách podle GDPR.

Při předávání osobních údajů do Spojených států amerických může být předávání založeno také na rozhodnutí Evropské komise o rámci EU–USA pro ochranu osobních údajů, pokud je konkrétní příjemce v tomto rámci platně certifikován.

Informace o konkrétních používaných poskytovatelích a mechanismu předávání vám poskytneme na vyžádání.

8. Automatizované rozhodování

Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo vás obdobným způsobem významně ovlivňovalo.

Používáme-li marketingové nebo analytické nástroje umožňující omezené vyhodnocování chování návštěvníků webu, děje se tak pouze v rozsahu odpovídajícím udělenému souhlasu.

9. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek stanovených GDPR zejména právo:

• získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a právo na přístup k těmto údajům,
• požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů,
• požadovat omezení zpracování,
• získat osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• kdykoliv vznést námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu,
• kdykoliv odvolat udělený souhlas, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním,
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím e-mailu info@venalic.cz nebo písemně na adrese sídla Správce.

Před vyřízením žádosti můžeme přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost. Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce.

10. Dozorový úřad

Pokud se domníváte, že osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u:

Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Web: www.uoou.gov.cz

Doporučujeme však nejprve kontaktovat Správce, abychom mohli situaci bezodkladně řešit.

11. Zabezpečení osobních údajů

Používáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, změnou, zveřejněním, ztrátou, zničením nebo jiným zneužitím.

Tato opatření mohou zahrnovat zejména řízení přístupových oprávnění, zabezpečenou komunikaci, zálohování, aktualizaci systémů, monitorování bezpečnostních událostí a omezení přístupu pouze na osoby, které údaje potřebují pro výkon své činnosti.

Žádný způsob přenosu nebo ukládání dat však nelze považovat za absolutně bezpečný.

12. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme průběžně aktualizovat, zejména při změně používaných služeb, způsobů zpracování nebo právních předpisů.

Aktuální verze je vždy dostupná na této webové stránce.

Datum poslední aktualizace: 13. 7. 2026